Da die gemeinsame Nutzung von Daten oft als lästig oder beschwerlich empfunden wird, muss der Prozess der gemeinsamen Nutzung so einfach und unkompliziert wie möglich sein. Folglich sollten die Informationen einmal und nicht mehrmals erhoben werden. Daher stehen APIs zur Verfügung, um Informationen aus bestehenden (internen) Systemen zu übertragen, und Softwareberater können bei der Entwicklung der erforderlichen Umwandlungsprozesse helfen. Für die Fälle, in denen Informationen nicht wiederverwendet werden können, steht ein grafisches Datenerfassungsformular zur Verfügung, und geschulte Datenverwalter sind bei der Datenerfassung behilflich. Darüber hinaus aggregiert und harmonisiert die Plattform Informationen, die bereits in verschiedenen öffentlichen Repositories wie DRKS, clinicaltrials.gov, WHO ICTRP und dem MDM-Portal eingegeben wurden, um einen ganzheitlichen Blick auf die deutsche Forschungslandschaft in den oben genannten Forschungsbereichen zu ermöglichen. Darüber hinaus sammeln die Data Stewards aktiv verfügbare Informationen aus (öffentlichen) Ressourcen wie Websites, die nicht automatisch integriert werden können.
Der Bestand an beschreibenden Informationen und Erhaltungsdaten, die entweder von Datenproduzenten übermittelt/eingegeben, von anderen Repositorien gesammelt oder aktiv von Datenverwaltern gesammelt werden, ist ein Asset, das von der Plattform genutzt wird, um Datenkonsumenten (Wissenschaftler oder Forscher) in die Lage zu versetzen, relevante Informationen über vergangene und laufende Studien zu finden und Informationen über Zugangsrechte bereitzustellen. Abhängig von den verfügbaren Daten ist eine semantische Suche und Exploration bis auf Variablen- und Elementebene möglich. Darüber hinaus verknüpft das System Forschungsartefakte und liefert zusammenfassende Statistiken zu den verfügbaren Daten.